R. Stepanovaitė, V. Budrio nuotr. Lietuvos kultūros tarybos (LKT) pagrindinė funkcija yra viešasis administravimas – viešo konkurso būdu atrinkti ir finansuoti organizacijų projektus ir kūrėjų stipendijas. Per dešimt veiklos metų, 2014–2023 m. LKT sulaukė 70 tūkst. paraiškų, administravo 26 tūkst. finansuotų projektų ir stipendijų bei su jais susijusių dokumentų. Kaip efektyviau ir produktyviau organizuoti darbą viešojo sektoriaus organizacijoje pasakoja LKT administracijos direktorė Rūta Stepanovaitė.
Administracijos direktorė R. Stepanovaitė sako, kad nuo šių metų kovo 1 d. LKT pradėjo naudoti Dokumentų valdymo bendrąją informacinę sistemą (DBSIS). Tai reiškia, kad LKT šioje sistemoje centralizuotai valdo, teikia ir tvarko skirtingų rūšių ir formų dokumentus: registruoja gautus, siunčiamus raštus, apskaitos ir vidinius dokumentus, tokius kaip atostogų ar kiti prašymai, komandiruočių ataskaitos ir kt. Rūta džiaugiasi, kad visa administracijos komanda teigiamai priėmė šį pokytį ir sėkmingai išmoko naudotis pagrindiniais naujos sistemos funkcionalumais. Per 8 mėnesius iš viso buvo suvaldyta daugiau nei 1 800 dokumentų.
„Galima išskirti kelis dokumentų valdymo sistemos privalumus – taupomas dokumentų rengimo ciklo laikas, užtikrinami raštvedybos, duomenų apsaugos reikalavimai, sistemoje yra standartizuoti procesai, sukurti šablonai ir ruošiniai, kurie didina kasdienės veiklos efektyvumą. Skaitmenizuoti dokumentai mažina popieriaus kaštus, o informacija gali būti prieinama ir valdoma iš bet kur. Taigi, elektroninė dokumentų valdymo sistema leidžia dirbti gerokai efektyviau ir patogiau“, – vardija Rūta Stepanovaitė.
R. Stepanovaitė teigia, kad sistemoje kol kas valdoma palyginus nedidelė dalis dokumentų. Pavyzdžiui, 2021 metais LKT valdė 25 000 įvairių dokumentų, todėl tolesniuose darbo su DBSIS planuose – dar daugiau dokumentų valdymo procesų perkelti į sistemą, pavyzdžiui, pasirašyti sutartis su paslaugų teikėjais ar projektų vykdytojais. Tiesa, pastarajam funkcionalumui išpildyti laukiama sistemos kūrėjų patobulinimų, tačiau patogesni finansavimo dokumentų valdymo procesai – jau netolimoje ateityje.
